Repository dei documenti per agevolare lo scambio della documentazione tra le amministrazioni

Alcune tipologie di procedimenti richiedono la trasmissione di documenti di grandi dimensioni (mappe, disegni, fotografie, filmati ecc.). La PEC attualmente vincola le modalità di comunicazione a un modello basato su una duplicazione dei dati e sull'invio di "allegati" limitati, comunque, a 100 Mb. Ciò impedisce una piena digitalizzazione dei procedimenti, in quanto obbliga alla trasmissione della versione cartacea dei documenti, o all’invio fisico di supporti di memorizzazione (ad esempio chiavette USB), allungando così i tempi di evasione delle pratiche. Questo problema si verifica spesso nei procedimenti del SUAP e del SUE, in particolare nel rapporto con gli Enti terzi che devono esprimere pareri e quindi avere accesso alla documentazione contenuta nella pratica.

Esistono alcuni sistemi regionali e alcune esperienze che prevedono un repository per la documentazione, che hanno mostrato di essere adeguati e di facilitare la circolazione dei documenti inerenti le pratiche. Tuttavia, la diffusione generalizzata di questa modalità sul territorio nazionale deve essere accompagnata da una standardizzazione basata su un modello d'interoperabilità, per evitare la proliferazione di sistemi difformi e l’incompatibilità con i sistemi digitalizzati del back office fermo restando la necessità di evitare la duplicazione del dato.

L’intervento prevede quindi la definizione di standard per la messa a disposizione di repository centralizzati, a livello almeno regionale, a cui gli Enti terzi che intervengono nel procedimento hanno accesso attraverso un link contenuto nella comunicazione del SUAP o del SUE. Il repository può essere integrato nei sistemi di supporto alle conferenze di servizi telematiche.

L’intervento prevede un’azione congiunta tra tutti i soggetti istituzionali interessati, volta a identificare le migliori soluzioni. A tal fine, si prevede di realizzare:

1. un’analisi condivisa dei processi che utilizzano allegati di grande dimensione e sono pertanto potenzialmente interessati dall’adozione di repository;
2. una ricognizione delle esperienze più significative di utilizzo di repository per lo scambio di documentazione, a livello sia regionale sia nazionale, al fine di identificare problematiche comuni e caratteristiche di successo;
3. la definizione di specifiche funzionali e tecniche per i repository, anche nell’ottica dell’interoperabilità dei sistemi informatici;
4. la pianificazione dell’attuazione di tali specifiche tecniche, tenendo conto dei sistemi informatici già in dotazione presso le diverse amministrazioni coinvolte.